Nas atividades simultâneas são tratados os dados pessoais estritamente necessários para a respetiva finalidade. Para a coordenação das mesmas, o responsável pelo tratamento desses dados encontra-se sujeito ao cumprimento do RGPD.
Lei 102/2009 sobre Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho
O artigo 16º da Lei 102/2009 sobre Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho define a responsabilidade de cada empregador quando várias empresas, estabelecimentos ou serviços desenvolvem, simultaneamente, atividades com os seus trabalhadores no mesmo local de trabalho (Atividades simultâneas ou sucessivas no mesmo local de trabalho)
Os respetivos empregadores, devem, tendo em conta a natureza das atividades que cada um desenvolve, cooperar no sentido da proteção da segurança e da saúde.
Para o cumprimento do acima referido, uma das formas mais eficazes é através de registos documentais, necessários para realizar as diferentes atividades, de modo a que sejam geradas provas que possam ser utilizadas depois perante a administração do trabalho ou os tribunais no caso de uma ação judicial.
RGPD e as Atividades Simultâneas
O tratamento dos dados pessoais dos referidos documentos pelos empregadores implica também o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo dito tratamento se encontra sujeito. Estamos a falar do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016, o qual estabelece regras relativas à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
É por isso que os trabalhadores próprios de uma empresa e os fornecedores ou empresas externas, no desenvolvimento das atividades simultâneas, devem estar em conformidade com o RGPD e o tratamento dos dados pessoais da empresa para a qual vão desenvolver a sua atividade.
Documentos que incluem dados pessoais
| DOCUMENTO – DADOS PESSOAIS | OBRIGAÇÃO JURÍDICA |
| Nome completo | Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro |
| Data de nascimento | Artigo 66º e Artigo 108º, da Lei n.º102/2009, de 10 de Setembro alterada e republicada pela Lei n.º 3/2014 de 28 de Janeiro |
| Número, tipo e validade do documento de identificação | Alínea a), número 2 do Artigo 21º do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro; Número 1, Artigo 3º da Lei n.º33/99, de 18 de maio; Artigo 4º da Lei n.º 7/2007, de 5 de fevereiro; Artigo 5º do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009 de 12 de fevereiro e respetivas alterações); Artigo 84º da Lei n.º 23/2007, de 4 de julho |
| Nacionalidade | Artigo 5º do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro e respetivas alterações) |
| Número de Identificação Fiscal | Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003 |
| Número da Segurança Social | Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003 |
| Morada (Residência habitual) | Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003 |
| Remunerações à Segurança Social | Artigo 276º – Cumprimento de obrigação de retribuição – Forma de cumprimento Artigo 278º – Tempo de cumprimento, do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro e respetivas alterações) e 10 de Setembro |
| Registos de formação | Artigo 20º da Lei n.º102/2009, de 10 de Setembro |
| Registo de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s) | Artigo 6º do Decreto-Lei n.º348/93, de 1 de Outubro – relativo às prescrições mínimas de segurança e de segurança e de saúde dos trabalhadores na utilização de equipamentos de proteção individual |
| Declaração Técnico de Segurança de Empreitada | Artigo 9º e 17º do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro |
| Apólice de seguro de Acidentes de Trabalho (prémio fixo) e recibo de pagamento | Número 5 do artigo 283º, Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro Número 3, artigo 13º, Decreto-Lei n.º 260/2009, de 25 de setembro Número 1, Artigo 1º, Decreto-Lei n.º 159/99, de 11 de maio Artigo n.º 21 do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro |
| Apólice do seguro de Responsabilidade Civil e recibo de pagamento | ASF – Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões |
| Declaração de não dívida às Finanças | Artigo 298º da Lei n.º7/2009, d e12 de fevereiro |
| Declaração de não dívida à Segurança Social | Artigo 298º – Redução ou suspensão em situação de crise empresarial – do Código do Trabalho (Lei n.º7/2009, de 12 de fevereiro e respetivas alterações) |
| Alvará | Artigo 4, da Lei n.º 41/2015, de 3 de junho Artigo 21º do Decreto-Lei n.º 273/2003, de 29 de outubro |
Software Gestão Documental de Fornecedores
Para resolver toda esta problemática, existem no mercado sistemas para facilitar e automatizar os processos de gestão documental de fornecedores e empresas contratadas e cumprir, ao mesmo tempo, as leis e regulamentos que estabelecem o regime jurídico português e o Parlamento Europeu.
Soluções e sistemas como o software de gestão documental de fornecedores da e-coordina, cumprem a Lei 102/2009 sobre Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho no âmbito das atividades simultâneas e garantem o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados e o tratamento dos dados pessoais.
Hoje, para realizar a coordenação de atividades empresariais, torna-se fundamental cumprir o RGPD na coordenação das atividades simultâneas e não incorrer em sanções que podem acarretar despesas muito elevadas para as empresas.
