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E-coordina é a solução definitiva para a gestão documental de fornecedores e pessoal próprio, coordenação de actividades empresariais (C.A.E) e controlo de acessos .

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O que é e-coordina

O software e-coordina permite cumprir as obrigações de gestão documental estabelecidas em qualquer regulamento e, especialmente, na Lei nº102/2009 que regula o Regime jurídico da promoção e prevenção da Segurança e da Saúde no trabalho, assim como, as da norma ISO 45001 Sistemas de gestão da segurança e saúde no trabalho.

É a solução definitiva para a gestão documental própria dos nossos clientes e da gestão dos seus fornecedores permitindo gerir a documentação de empresa, de trabalhadores, de máquinas e equipamentos de trabalho, de veículos e produtos químicos.

Cada empresa poderá gerir tanto a documentação oficial como os modelos dos seus próprios documentos, de acordo com os requisitos dos seus sistemas internos de gestão, para que sejam preenchidos e depositados na aplicação pelas empresas contratadas e subcontratadas...

Além disso, a conformidade documental está vinculada ao controlo de acessos de tal forma que o acesso dos trabalhadores de empresas contratadas e subcontratadas às instalações da empresa será condicionado pelo cumprimento das suas exigências documentais.

E-coordina é uma aplicação na nuvem que permite a sua utilização desde qualquer parte do mundo com acesso à internet sem a necessidade de instalação no computador, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.

Vantagens

Poupança de tempo = Poupança económica

Com e-coordina não perderemos mais tempo em tarefas repetitivas de solicitação de documentos e arquivo de documentos, automatizaremos o processo, a solicitação da documentação e controlo das suas validades e cada responsável será o encarregado de manter a aplicação atualizada.

Melhoramos os processos e os tempos de resposta, permitindo que os responsáveis dediquem o seu tempo a tarefas de maior importância para a empresa.

Segurança Jurídica

A implementação de e-coordina permite o registo documental de todos os requisitos reguladores aplicáveis à organização, especialmente os de segurança e saúde no trabalho.

Todas as ações que se realizem em e-coordina por cada utilizador ficam registadas num registo de eventos, de tal forma que existe uma rastreabilidade perfeita, incluindo a receção de comunicações e a leitura de ficheiros.

Em e-coordina, a documentação é armazenada pelo tempo necessário estabelecido pela regulamentação, de modo que seja fácil e imediatamente acessível submetê-la à autoridade competente.

Facilita os processos de auditoria, internos e externos, conforme estabelecido na ISO 45001.

Usabilidade e adaptabilidade

A aplicação está desenvolvida num ambiente de operação fácil e intuitiva, com funções projetadas para otimizar a sua utilização: navegação avançada, filtros de busca, menus de ajuda ao utilizador, etc. Também se permite utilizar a aplicação para quantos utilizadores a empresa estabeleça. Além disso, cada utilizador tem um cargo pré-determinado que determina as ações e restrições permitidas dentro da aplicação, garantindo a confidencialidade da informação. 

A aplicação configura-se de acordo com os requisitos e necessidades de cada cliente. Depois, o utilizador de e-coordina tem total autonomia ao criar documentos, ativar empresas... sem depender dos administradores da aplicação.

Integração

E-coordina é uma ferramenta que integra a gestão dos distintos departamentos da empresa facilitando a comunicação e a gestão mais eficiente, além do departamento de prevenção de riscos laborais, poderão integrar a sua gestão com e-coordina o departamento de recursos humanos, o de compras, o de administração, segurança, logística e todos aqueles que devem realizar uma gestão documental.

E-coordina permite a sincronização com o ERP do cliente ou qualquer outro sistema de controlo de acessos, devolvendo-lhes a informação do estado documental e reforçando a comunicação e eficiência dos sistemas.

Preço

A nossa experiência indica-nos que o preço nunca foi um entrave/impedimento para a contratação de e-coordina e, portanto, incluímos no preço:

•  Número ilimitado de utilizadores. O nosso cliente poderá determinar o número de utilizadores da aplicação de acordo com as suas necessidades.

•  Armazenamento ilimitado. Não limitamos o armazenamento de dados e damos-lhe 50 Mb para cada documento. 

Funcionalidades e-coordina

Além da gestão documental, a aplicação e-coordina tem: 

Cartão de identificação

Todos os trabalhadores deslocam-se ao centro de trabalho com um cartão de identificação em papel ou em formato digital.

ESYNC

Ferramenta para a sincronização documental. Toda a documentação validada é automaticamente sincronizada no seu computador com a estrutura gerada por e-coordina.

e-coordina QR

Aplicação para telemóvel que tem duas funcionalidades: gerir o controlo de acessos e identificar trabalhadores, equipamentos de trabalho e maquinaria em tempo real através de códigos QR.

Exportação de relatórios

Todos os dados que constam na aplicação podem ser exportados em formato CSV (folha de cálculo) ou PDF a qualquer momento, sem custo algum.

Envio de links

Através da aplicação pode enviar qualquer documento por meio de um link que chegará ao e-mail do destinatário.

Estatísticas

E-coordina cria estatísticas com o nível documental de cada empresa.

Controlo de acessos

A aplicação pesquisa automaticamente a documentação de cada empresa para autorizar ou negar o acesso dos trabalhadores ao centro. A visibilidade do controlo é feita através de um simples sistema de semáforo de cores vermelho-verde. Além disso, e-coordina permite a sincronização com ERP ou aplicações de controlo de acesso para operações de leitura automática.

Serviços

Suporte às empresas contratadas

Os nossos técnicos auxiliarão as empresas contratadas e subcontratadas do nosso cliente para facultar-lhes o acesso e utilização da aplicação e-coordina.

O serviço será realizado por via telefónica e por via email.

O serviço terá um contato inicial com as empresas contratadas no momento da implementação para a sua formação no uso de e-coordina, a partir desse momento haverá um suporte técnico continuado em que qualquer dúvida poderá ser resolvida pela nossa equipa de suporte ao cliente.

Verificação documental

Através da validação de documentos existe um controlo da documentação depositada em e-coordina.

Os nossos técnicos da PRL verificarão que os documentos depositados pelas empresas em coordenação cumprem com os requisitos legais exigidos e com os critérios especificados por cada cliente.

e-coordina em dados

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