Implementar uma solução para a gestão documental de fornecedores e empresas externas, trabalhadores e equipamentos, deve ser, neste momento, um objetivo fulcral das empresas.
A pandemia da COVID-19 tornou evidente o crescente volume de empresas externas e trabalhos subcontratados, assim como a importância da segurança e saúde no trabalho para um bom funcionamento das organizações e empresas.
1- A segurança e saúde no trabalho, o que é?
A Segurança e Saúde no Trabalho recolhe um conjunto de regras que têm como foco a proteção da saúde dos trabalhadores e a prevenção de lesões e doenças relacionadas com o trabalho. Falamos da prevenção dos riscos profissionais.
Avaliar a segurança e os riscos profissionais no local de trabalho deve ser um dos objetivos das organizações. Essa avaliação permitirá estabelecer as medidas de prevenção necessárias para reduzir os possíveis riscos e evitar acidentes ou doenças.
Dessa forma, as empresas devem implementar uma organização de prevenção. A organização preventiva pode ser implementada com os seus próprios recursos ou contratando os serviços de empresas externas especializadas.
2- A segurança e saúde no trabalho e a Lei
Normalmente, quando ouvimos falar em segurança e saúde no trabalho é quando já aconteceu um acidente laboral. No entanto, a SST é uma obrigação legal e por isso deve ser assegurada por todos e em todos os setores de todas as empresas.
O Código de Trabalho, no seu artigo 284º, estabelece que o trabalhador tem direito a prestar o trabalho em condições de segurança e saúde. Aplicar as medidas de segurança necessárias para assegurar essas condições é da responsabilidade do empregador. Contudo, não podemos esquecer, que dependem também do cumprimento das normas por parte dos trabalhadores.
Existe ainda um conjunto de regras que devem ser cumpridas. Estas regras são definidas na Lei n.º 102/2009 sobre o Regime Jurídico da Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho para que qualquer atividade profissional seja realizada em segurança.
3- Obrigações dos empregadores e dos trabalhadores
A Segurança e Saúde no Trabalho abrange todos os setores e ramos de atividade. Inclui também todos os trabalhadores: trabalhadores por conta de outrem, trabalhadores independentes…
Empregadores e trabalhadores devem cumprir as obrigações de Segurança e Saúde no Trabalho.
De acordo com a Lei nº 102/2009, são responsáveis pela garantia das condições de segurança e saúde no trabalho tanto empregadores como trabalhadores.
a) Empregadores
O empregador tem o dever de assegurar continuamente as condições de segurança e de saúde dos seus trabalhadores.
Além de realizar avaliações de risco de atividade para implementar as medidas de prevenção necessárias, deve transmitir aos trabalhadores as informações precisas e permitir o acesso a formação adequada para o desenvolvimento da atividade profissional em plenas condições de segurança.
Deve, de igual forma, vigiar a saúde dos trabalhadores e permitir, em caso de perigo grave e iminente, cessar a sua atividade ou afastar-se do local de trabalho
Os empregadores têm ainda a obrigação de estabelecer as respetivas medidas de primeiros socorros e combate a incêndios, evacuação, etc.
É igualmente seu dever vigiar continuamente a saúde dos trabalhadores mediante os riscos a que estes se encontram potencialmente expostos no seu local de trabalho.
Cabe ainda ao empregador suportar as despesas associadas à organização e funcionamento do serviço de segurança e saúde do trabalho, incluindo avaliações de risco ou exames médicos.
b) Trabalhadores
Os trabalhadores devem cumprir algumas obrigações legais em matéria de segurança e saúde no trabalho, assim como as instruções dadas pelo empregador.
Zelar pela sua segurança e saúde e garantir que os outros trabalhadores não sejam prejudicados pelas suas ações.
Utilizar corretamente todas as máquinas, equipamentos de proteção coletiva e individual e materiais, também fazem parte das obrigações dos trabalhadores.
Os trabalhadores estão também obrigados a cooperar na melhoria do sistema de SST e realizar os exames determinados pelo médico do trabalho.
Reportar ainda qualquer avaria ou problema que possa originar uma situação grave e/ou iminente e adotar as medidas e condutas previamente estabelecidas nos casos de perigo.
4- A subcontratação
Hoje em dia é difícil conceber um projeto empresarial no qual não participem dezenas de empresas.
A subcontratação é uma ferramenta muito utilizada no mundo empresarial. Com a subcontratação, as empresas podem recorrer aos serviços de organizações externas para desenvolverem uma determinada área da empresa ou trabalho sem necessidade de procederem a contratações internas.
Mas, quanto maior for a subcontratação, maior será o número de situações de simultaneidade e exposição aos riscos profissionais. Portanto, maior será a necessidade da Gestão Documental no Controlo de Empresas Externas e Fornecedores para garantir a segurança dos trabalhadores em simultâneo.
A COVID-19 evidenciou o crescente volume de empresas externas e subcontratadas, assim como a importância da segurança e saúde no trabalho para o bom funcionamento de organizações e empresas.
5- Implementação de um software para a gestão documental de fornecedores e empresas externas
Implementar um software para a gestão documental de fornecedores e empresas externas supõe estabelecer um mecanismo para garantir o intercâmbio documental que cumpra o âmbito legal e da prevenção.
Efetuar e gerir o intercâmbio documental solicitado às empresas externas e fornecedores, informar e formar os trabalhadores, avaliar o cumprimento das medidas preventivas nas instalações… são processos necessários para a Coordenação das Atividades Empresariais.
Por isso, a gestão documental no controlo de empresas contratadas evidencia o nível de segurança e saúde das organizações. É a carta de apresentação para os nossos colaboradores e clientes.
6- Razões para implementar o software da e-coordina
A e-coordina possui um conjunto de soluções que preveem e/ou diminuem qualquer situação de risco ou acidente no ambiente de trabalho, de forma a manter a integridade dos colaboradores.
Existem 4 potenciais motivos para investir na Segurança no trabalho e na implementação do software da e-coordina:
a) Reduzir ou Eliminar os acidentes de trabalho e cumprimento legal
Esta é a razão crucial para o investimento na SST. Prevenir os riscos é reduzir o perigo nos acidentes de trabalho. Apostar em equipamentos, plataformas e práticas mais seguras diminui os riscos relacionados com os procedimentos rotineiros da empresa. Evita acidentes, lesões ou doenças dos seus colaboradores. Com isto, consegue garantir o cumprimento legal e gerir as atividades simultâneas das empresas no mesmo local de trabalho.
b) Empresa Saudável
Empresas que demonstram atenção e preocupação com o bem-estar e saúde física e mental dos seus trabalhadores estão a valorizar a segurança no trabalho.
Investir na prevenção de riscos traz benefícios para a qualidade de vida no trabalho para os funcionários. Contribui para demonstrar que uma empresa é socialmente responsável.
Trabalhadores mais saudáveis são trabalhadores mais produtivos.
c) Produtividade
O software da e-coordina automatiza os processos de trabalho, reduzindo o tempo administrativo e o trabalho manual. Isto permite melhorar de forma significativa o controlo documental e a comunicação com empresas contratadas e fornecedores. Poderá armazenar e organizar toda a documentação num mesmo local e poderá aceder à mesma a partir de qualquer dispositivo móvel. Também permitirá obter estatísticas em tempo real sobre o cumprimento da gestão documental e controlar a caducidade dos documentos.
Por outro lado, um ambiente de trabalho seguro reduz substancialmente as quebras de produção, aumentando a produtividade.
A possibilidade de ocorrências infelizes no trabalho, deixa os trabalhadores inseguros e pouco produtivos. O sentimento de segurança ajuda o colaborador a focar-se nas ações e a obter resultados positivos.
d) Poupança de Custos
Investir na SST reduz as despesas de materiais, licenças médicas ou ações judiciais, entre outros.
Ao apostar na prevenção de riscos, a empresa está a investir a longo prazo.
Independentemente do tamanho da empresa, é crucial para a sustentabilidade das organizações que se invista em prevenção e evitar custos diretos e indiretos.
O sucesso de uma empresa passa, inevitavelmente, pelo sucesso das pessoas que empregam. Por isso, é fundamental recrutar os melhores candidatos, investir na sua formação e na prevenção.
Ao evitar acidentes e garantir a qualidade de vida e o bem-estar físico e mental dos seus colaboradores, a empresa estará a cumprir a lei e a favorecer a produtividade.
Investir na prevenção das empresas é investir no sucesso das mesmas.
7- e-coordina e o RGPD
Automatizar os processos de trabalho no âmbito da Prevenção de Riscos Profissionais e Segurança e Saúde no Trabalho é uma problemática que pode ser resolvida com a implementação do software de gestão documental da e-coordina.
A plataforma, além de cumprir a Lei 102/2009 sobre Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho, garante o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados e o tratamento dos dados pessoais.
a) Segurança da Informação
A gestão de dados de caráter pessoal através da e-coordina permite o cumprimento dos princípios relativos à proteção de dados recolhidos no artigo 5 do Regulamento. O tratamento dos dados de caráter pessoal por parte dos nossos clientes referidos na coordenação de atividades empresariais é um tratamento lícito em conformidade com o estabelecido no artigo 6 do regulamento.
b) Nível de segurança da aplicação
A e-coordina cumpre com os requisitos do RGPD, aplicando as medidas técnicas e de organização apropriadas para manter o nível de segurança correto.
c) Dados pessoais
O cliente é o responsável pelo tratamento dos dados de caráter pessoal que são geridos na aplicação e deverá cumprir com as obrigações legais que o Regulamento estabelece.
A e-coordina será responsável pelo tratamento destes dados e, em cumprimento das obrigações do RGPD, deverá formalizar com o cliente o correspondente contrato.
d) Devolução dos dados
Finalizada a prestação do contrato, a e-coordina devolverá os dados de caráter pessoal ao cliente e de seguida procederá à eliminação dos mesmos da sua base de dados.
e) ISO 27001 e ISO 22301
A e-coordina é certificada com a ISO 27001 de Gestão da Informação que permite a garantia, a confidencialidade e a integridade dos dados e a informação incluindo, dentro do seu âmbito, a proteção de dados de caráter pessoal.
Igualmente também é certificada com a ISO 22301 sobre Sistemas de Gestão de Continuidade de Negócio. Só as empresas que têm um elevado grau de maturidade nos sistemas de gestão e que entraram em profunda análise e gestão de risco e continuidade do negócio podem dar-se ao luxo de obter esta certificação.
8- Então, porque deve contactar a e-coordina?
A e-coordina é uma plataforma que, sendo direcionada para a segurança e saúde no trabalho e para o cumprimento de normas, ajudará a sua empresa na Coordenação das Atividades Empresariais.
A solução da e-coordina é criada por profissionais da prevenção para profissionais da prevenção.
Um consultor especializado irá mostrar-lhe a solução e-coordina e responderá a todas as suas perguntas.
Tudo isto sem qualquer compromisso.
Se optar pela solução de referência e mais rentável do mercado na gestão documental, iremos ajudá-lo na sua implementação em cada uma das etapas.
A coordenação das atividades empresariais tem um impacto económico positivo nas contas das empresas. Também ajuda a reduzir os índices de sinistralidade laboral e promove a integração da Prevenção de Riscos Laborais a nível interno e externo.
Se procura uma solução para a gestão documental de fornecedores e empresas externas, trabalhadores e equipamentos, a e-coordina tem as soluções que a sua empresa precisa.
