O Controlo de acesso a transportadores não planificados, e-transport, resolve a gestão da Coordenação de Atividades Empresariais
O que fazem as empresas com visitas não planificadas dos transportadores?
Uma das principais razões para evoluir, social, empresarial e tecnologicamente, é a evolução das próprias necessidades. Neste sentido, a escuta activa é um dos princípios da e-coordina. E satisfazer as novas necessidades dos clientes, é um dos seis principais focos. Esta é uma das razões que está a permitir que a Coordenação de Atividades Empresariais da e-coordina e os seus módulos se tornem uma referência no mercado.
Foi exatamente a procura e preocupação dos clientes e profissionais interessados na e-coordina que levou à criação do e-Transport, o módulo que permite a gestão do acesso e a Coordenação de Atividades Empresariais relacionadas com os transportadores ou visitantes dos locais de trabalho, não planificados previamente.
Como é que a Coordenação de Atividades Empresariais em Prevenção de Riscos Profissionais lida com as visitas não planificadas?
Durante acções de formação e chamadas ou mesmo durante demonstrações de produtos, uma das necessidades expressas pelos profissionais do sector SHST é a falta de conhecimento. Em muitas ocasiões, de qual o condutor que está a chegar, ou quando. Se não se souber quem e quando, será impossível registar o acesso na plataforma de Coordenação de Atividades Empresariais.
As empresas queriam saber como faziam os seus “colegas”, com os transportadores e visitas não planificadas para descobrir como abordar a solução.
Antes, apenas se podia realizar com o registo de entrada e saída do controlo de acessos. Os profissionais das empresas tinham de registar os dados da transportadora eles próprios -quase sempre a pessoa responsável pela segurança ou pelo controlo de acesso a partir da portaria.
Em qualquer caso, não havia possibilidade de solicitar e gerir a documentação básica (carta de condução, certificados ADR, Inspeção do camião, etc.).
Como é que a e-coordina resolve o acesso a transportadores não planificados?
A implementação do módulo e-Transport tem como objetivo resolver os problemas acima referidos.
Os acessos imprevistos vão deixar de ser um problema. Mesmo que não se saiba qual o condutor que vai chegar às instalações, o condutor pode ser registado à chegada. Pode fazê-lo de uma forma simples e intuitiva sem alargar o prazo das suas tarefas.
É uma chegada não planificada e a documentação habitual para a Coordenação de Atividades Empresariais não pode ser solicitada. No entanto, será possível solicitar a documentação mínima disponível no camião de uma forma simples.
O transportador pode receber informações importantes no momento, tais como informações relacionadas com a segurança do local de trabalho.
O transportador pode receber informações importantes no momento, tais como informações relacionadas com a segurança do local de trabalho.
O processo pode ser vinculado ao controlo de acessos habitual, como se fosse uma das empresas externas com as quais trabalha regularmente.
Como responsável pela segurança, as empresas e os seus recursos de prevenção, poderão ter um registo dos transportadores que entram e quando entram, controlando constantemente quem está dentro das suas instalações.
e-Transport para resolver a chegada não planificada de transportadores
O e-Transport é um módulo específico que pode ser configurado na e-coordina. Permite a gestão do acesso de transportadores cuja chegada aos locais de trabalho não tinha sido planeada.
Módulo Independente
A solução é um módulo da plataforma para a Coordenação de Atividades Empresariais da e-coordina. Também pode ser adquirida de forma independente.
Como funciona o e-Transport para resolver o acesso a transportadores não planificados?
Este módulo resolve um problema comum no acesso às instalações. Surge quando não se sabe quais os transportadores em particular que vão entrar. Não podem registar o acesso antecipadamente. Mas também não podem proibir o seu acesso, uma vez que requerem o seu serviço para realizarem a sua atividade normalmente.
O módulo e-Transport resolve o problema de acesso a transportadores não planificados.
Código QR
O funcionamento é muito simples. O transportador chega ao local de trabalho. Digitaliza com o seu telemóvel um código QR. O código estará disponível no portão ou na entrada do local de trabalho (não há necessidade de descarregar ou instalar uma aplicação).
Registo de dados
A digitalização do código QR leva-o a um formulário web onde regista os seus dados e os do seu veículo.
Documentos
Dependendo da configuração escolhida por cada proprietário do local de trabalho, o transportador terá consigo alguma documentação (carta de condução, inspeção ou ficha técnica, certificado ADR, etc.). Estes documentos podem ser carregados como anexos, se já estiverem guardados no telemóvel, ou podem tirar uma foto dos mesmos. Semelhante à forma como as fotos/ficheiros são enviados através da WhatsApp.
Normas de segurança
Dependendo da configuração escolhida pelo proprietário do local de trabalho, o transportador poderá ler um documento, como o referente aos regulamentos de segurança do local de trabalho. Também deve aceitá-los para continuar com o processo.
Pedido de acesso
Uma vez concluídas estas etapas, é gerado um pedido de acesso e enviado para a web e-coordina para aprovação ou rejeição pelo gestor do local de trabalho. Haverá também uma opção de auto-validação para os casos em que não tenham uma portaria e será sempre permitida a entrada.
Aprovado o acesso
Uma vez aprovado o pedido de acesso (ou auto-validado), o transportador terá acesso ao local de trabalho e as suas informações e documentação serão armazenadas na e-coordina.
