A transformação digital já estava a ser uma realidade antes da COVID-19 mas a nova normalidade que nos rodeia veio acelerar ainda mais os processos que já estavam a ser implementados. Aplicar processos de digitalização de documentos começa a ser o foco de diversas empresas devido aos benefícios que traz às organizações.
Optar por digitalizar documentos permite não só eliminar o excesso de papéis, mas também organizar a rotina de trabalho, automatizar processos, melhorar a produtividade e qualificar a gestão de documentos. Graças às novas tecnologias, as empresas podem automatizar alguns processos que antes demoravam horas, economizar tempo e evitar erros manuais. Independentemente do tamanho da empresa, as ferramentas de gestão documental tornam-se uma necessidade mais cedo ou mais tarde.
É necessário ter em conta também que sem um sistema eficaz para a Gestão Documental torna-se complicado cumprir com a prevenção dos riscos profissionais e as empresas podem ficar comprometidas. Tanto na competitividade, na simplicidade, rapidez, integração ou formação, entre outros aspetos.
Hoje em dia, gerir toda a documentação inerente às empresas contratadas e aos fornecedores de uma organização, é uma necessidade que se traduz num aumento de segurança, redução de custos e digitalização dos processos.
Portanto, a gestão documental e a digitalização dos processos, consistem numa ferramenta fundamental para a coordenação da prevenção de riscos profissionais, agilização de processos e gestão da documentação dos fornecedores e empresas contratadas.
A e-coordina e a Gestão Documental
Uma Gestão Documental eficaz facilita e favorece o cumprimento legal da Lei 102/2009 sobre a Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho. Por isso, coordenar os centros de trabalho com as várias empresas subcontratadas que a sua empresa tem é fundamental para a prevenção, principalmente nesta nova normalidade que estamos a viver.
Ao centralizar todas as informações é mais fácil gerir os processos relacionados com as empresas contratadas. Assim, é possível melhorar a interação com essas informações, o tratamento e a visualização. Todos os dados ficam mais acessíveis e fáceis de usar na tomada de decisões, na análise e gestão do dia-a-dia.
A e-coordina oferece a solução para toda esta problemática. A e-coordina gestão documental refere-se a um sistema ou software para gerir toda a informação relacionada com a gestão das suas empresas contratadas e fornecedores.
A plataforma de Gestão Documental configura-se exclusivamente para cada cliente de acordo com os seus requisitos, oferecendo um armazenamento ilimitado na nuvem e sendo de fácil acesso em tempo real.
O software da e-coordina garante o cumprimento dos requisitos legais em matéria de Prevenção de Riscos Profissionais, Segurança Industrial e Alimentar, Qualidade e Ambiente e influencia de forma direta na eficiência e na produtividade de todos os setores da empresa. Assim sendo, o software impacta não só nos processos administrativos mas também na Prevenção de Riscos Profissionais.
Melhorar a gestão dos seus recursos e ter uma Gestão Documental eficaz no momento que vivemos será uma garantia para a otimização dos processos da organização, a produtividade e a competitividade.
