Os serviços da e-coordina são elogiados em todos os inquéritos de satisfação e no feedback contínuo dos clientes.

A razão pela qual os serviços da e-coordina de Coordenação de Atividades Empresariais e Segurança e Saúde no Trabalho que a mesma oferece são referência no mercado internacional são as pessoas. Estes são elogiados em todos os inquéritos de satisfação e no feedback contínuo dos clientes.

A equipa da e-coordina é quem o torna possível. Quando uma organização se foca nos seguintes – clientes, parceiros, equipas de trabalho – os resultados são notórios de forma imediata na prestação de serviços, no trabalho realizado que transforma as tarefas diárias em eficácia. 

Não é segredo nenhum se dissermos que as pessoas são o principal valor que diferencia a e-coordina, apenas um princípio fundamental: são as pessoas que tornam possível que o seu desempenho se destaque dos concorrentes. 

Os princípios não passam de meras palavras, de ideias insubstanciais, se não forem postos em prática. Por isso, preste atenção ao seguinte, são ações e indicadores que mostram com transparência a nossa responsabilidade. 

Serviços da e-coordina

1. Validação documental na Coordenação de Atividades Empresariais

A equipa de validação da e-coordina é quem está encarregue da revisão de documentos submetida pelas contratadas dos nossos clientes. Fazem-no com base nos critérios por estes estabelecidos e nos requisitos legais em vigor.

O setor é indiferente, os profissionais da e-coordina adaptaram-se aos requisitos documentais de clientes com atividades muito distintas. 

Cada membro da equipa de validação é especializado na documentação solicitada por clientes específicos. Isto permite uma maior especialização, eficiência e a prevenção de erros na revisão.

A documentação é revista diariamente para garantir que o período de validação estabelecido – 24 a 48 horas – não é ultrapassado. Isto é realizado através de ferramentas e procedimentos desenvolvidos internamente. Procedimentos únicos que foram melhorados após anos de experiência. Isto permite um controlo eficaz dos prazos e facilita o processo de validação. Desde que o documento é submetido pela empresa até que seja revisto pela equipa. 

Auditorias diárias

São realizadas auditorias diariamente à documentação verificada no dia anterior. Esta é a forma de detetar possíveis erros e de os corrigir eficazmente, melhorando assim a qualidade da revisão. 

A equipa de validação revê mais de 30.000 documentos mensalmente

A equipa é formada por técnicas(os) que verificam atualmente mais de 30.000 documentos por mês. Um número que, quando ler isto, já terá aumentado, pois acontece constantemente. 

2. Suporte Técnico 

A equipa de suporte está especializada em ajudar as empresas contratadas. Para isso, foram formados com conhecimentos específicos. Também no atendimento telefónico e gestão de tempo. Trata-se de uma equipa sólida e estável. As pessoas que fazem parte desta equipa conseguiram atender mais de 9000 chamadas com uma reduzida percentagem de chamadas perdidas. Esta mesma equipa respondeu a milhares e-mails durante o ano de 2022. 

Não foi fácil, mas foi possível e gratificante, e foi construído com base na experiência e na eficácia. Uma eficácia referenciada pelos nossos clientes.

A e-coordina e a sua equipa estabeleceram processos e protocolos que ajudam a garantir coesão do trabalho realizado pelos técnicos. Foram criadas rotinas de trabalho que reduzem as incertezas e mantêm uma abordagem eficaz com clientes e subcontratadas.

O elevado número de chamadas,  que foram abordadas com eficácia, deu origem a reações bastante positivas por parte de quem telefonou. Não é por acaso que o tempo médio para resolução de problemas é bastante reduzido. 

Primeiro contacto das contratadas

A primeira experiência com a e-coordina para as contratadas é o contacto que realizamos quando o cliente começa a trabalhar connosco. O dia de início é acordado e os nossos técnicos criam todos os trabalhos na plataforma para “lançá-la” às contratadas. Mas não se fica por aqui. Depois, são efetuadas chamadas para estas empresas de forma a pôr o processo em marcha e fornecer uma informação mais precisa, supervisionando esses primeiros passos. 

3. Serviço de seguimento

Com o objetivo de priorizar uma solução que ajuda a que a Coordenação de Atividades Empresariais dos nossos clientes seja feita com sucesso, e devido à eficácia gerada, conseguimos incluir um serviço de seguimento. Este serviço vai um passo mais além. 

A plataforma dos clientes é revista semanalmente e contactamos com as empresas que não estão a coordenar para saber porque razão não o estão a fazer. Ajudamos a que o façam. Atuamos como um elo de ligação entre contratadas e o cliente com a finalidade de conseguir uma Coordenação de Atividades Empresariais mais eficaz. Resultando num ótimo serviço preventivo. 

Em 2022 foram investidas centenas de horas nos serviços de Lançamento e Seguimento.

Cada cliente dispõe de um profissional de Gestão Documental atribuído

Da mesma forma que as contratadas, os nossos clientes têm à sua disposição diversas vias de comunicação específicas. Cada cliente possui um técnico da e-coordina atribuído, com o qual realiza a configuração inicial da plataforma.

Posteriormente pode contactar com este técnico para resolver qualquer questão relativa à configuração ou uso da plataforma, tanto por telefone como por e-mail. 

Se esse nosso companheiro não se encontrar disponível no momento, outro poderá garantir toda a atenção. Além disso, existe um serviço exclusivo de apoio ao cliente, tanto por telefone como por e-mail, através dos quais pode efetuar qualquer consulta relacionada com a plataforma. Se necessário, estes técnicos encarregam-se de encaminhar a consulta ou pedido para o serviço competente e contactá-lo novamente para dar uma resposta ou solução.

4. Pessoas para externalizar a gestão de documentos 

Os nossos clientes também confiam em nós quando se trata de delegar a gestão da troca de documentos com as empresas com as quais trabalham. 

Nós sabemos que é uma tarefa fastidiosa e morosa, é por isso que quase uma centena de empresas e instituições utilizam este serviço. O facto das empresas não terem de o fazer dá-lhes a tranquilidade de garantir esse acesso quando é necessário. Muitos quiseram apenas experimentar, porém todos ficam connosco. 

5. Satisfação demonstrada com os serviços da e-coordina na Gestão Documental

Os inquéritos de satisfação realçam sempre o bom serviço prestado pelos serviços da e-coordina. Isto faz com que os clientes permaneçam e nos recomendem a outras empresas. Em muitos casos as próprias empresas subcontratadas que foram atendidas pelo Suporte, são as que optam pela e-coordina quando precisam de uma plataforma de Coordenação de Atividades Empresariais, após eles mesmo terem estado “do outro lado” e comprovado a qualidade do serviço prestado. 

A chave do sucesso

O segredo para manter os clientes é a melhoria contínua dos serviços prestados e a qualidade oferecida pelo pessoal que os gere. Os clientes valorizam a consistência e compromisso com a excelência. É sempre importante ouvir as necessidades dos clientes e adaptar-se às suas necessidades. Manter uma comunicação clara e eficaz com os clientes é fundamental para ganhar a sua confiança e fidelidade. 

Tudo isto seria impossível sem o investimento nas pessoas, na equipa.