O que é uma integração (de Gestão Documental)?

No caso da Integração da Gestão Documental de Fornecedores da e-coordina, o objetivo é facilitar os processos através da “conexão” ou “sincronização” com os sistemas das empresas. E, para isso, desenvolvemos procedimentos e métodos que agilizam muito o processo. 

Integrar é “fazer com que uma pessoa ou coisa faça parte de outra entidade para se tornar parte de um processo ou sistema”. Fazer parte do que está estabelecido é, portanto, o objetivo e que “o que é incorporado” seja funcional e produza, não só o mesmo potencial, mas também valor acrescentado à união efectiva, é o objetivo. A integração da Gestão Documental é precisamente isso.

Embora não sejam os únicos, os processos mais comuns tendem a ser as sincronizações com os sistemas de controlo de acesso. Estes vão desde os mais simples – como torniquetes que abrem ou fecham em função do estado documental do colaborador na plataforma e-coordina – até sistemas mais complexos em que outras circunstâncias têm de ser tidas em conta.

Os processos são complicados, dependendo do estado documental ou de variáveis como as zonas de acesso ou se esses acessos são feitos a pé ou em veículos, entre muitos outros factores. Para resolver isto, temos de ser muito claros quanto à tipologia. 

Tipos de integração da Gestão Documental

As diferentes formas de Integração da Gestão Documental de Fornecedores da e-coordina dependem da forma de acesso ao serviço e da utilização que será dada ao sistema. Para cada um dos casos, haverá um modelo de ação, o que significa que, acima de tudo, cada caso deve ser estudado individualmente. 

Acesso via web

A e-coordina fornece aos clientes que a contratam um serviço web que facilita a interação entre diferentes plataformas. O cliente é aquele que acede ao serviço e-coordina. Pode fazê-lo simplesmente para pedir informações ou para realizar alguma ação, como o registo de um trabalhador ou de uma empresa. 

Podemos então dizer que, através do serviço web, são disponibilizadas quase todas as ações que podem ser executadas manualmente na web e está disponível uma documentação completa das diferentes “ações” que podem ser executadas.

Acesso através de um URL

Desta forma, o acesso do profissional será protegido por utilizador, palavra-passe e, se necessário, por IP ou conjunto de IPs. 

Normalmente é utilizado para listar informações processadas não padronizadas que não são acessíveis a partir da aplicação ou serviços web. A descarga destas pode ser feita através dos formatos CSV, JSON ou XML.

Permite executar ações complexas como, por exemplo, carregar documentação e/ou criar elementos na e-coordina – trabalhadores, empresas, projetos, trabalhos – numa única chamada. 

Este serviço, tal como o serviço web, fornece informações atualizadas no momento da consulta. Podem ser definidos filtros ou parâmetros que variam a estrutura e o conteúdo dos dados apresentados.

Sincronização com um serviço externo

A Integração da Gestão Documental de Fornecedores da e-coordina executa ações externas e estas são efetuadas a partir da e-coordina para serviços web externos. Podem ser o envio de e-mails, a recuperação de ficheiros, etc. Correspondem a eventos que ocorrem na nossa aplicação (quando se altera o acesso de um trabalhador, quando se cria uma empresa, etc.).

A e-coordina pode-se integrar com o meu controlo de acessos? 

A e-coordina pode ser integrada com diferentes tipos de software de controlo de acessos. A metodologia varia consoante o software em questão tenha ou não uma API.

Com API

Se o sistema dispõe de uma API, esta é a solução ideal e as alterações no acesso dos trabalhadores que ocorrem na e-coordina transferem-se imediatamente para o sistema de acesso através da sua API. 

Sem API

Se o sistema não dispuser de uma API, o fornecedor de software de controlo de acessos deve consultar a nossa API para conhecer o estado de acesso dos diferentes elementos (trabalhadores, veículos, etc.) na e-coordina. Normalmente, as funcionalidades do nosso serviço de web standard são suficientes, mas há casos em que é necessária uma solução personalizada.

Como é que a e-coordina interage com o software de controlo de acesso (torniquetes, portas, etc.)?

A integração de qualquer software de controlo de acessos com a e-coordina garante o cumprimento dos requisitos legais por parte do fornecedor e dos seus trabalhadores. 

A e-coordina pode manter o sistema de identificação dos centros de trabalho. Isto otimiza os recursos, evita a substituição e as consequentes despesas. 

Em termos de gestão do tempo, são reduzidos os tempos de controlo em caso de emergência e é possível gerir o tempo investido pelas contratadas nas instalações e, nesse sentido, o tempo administrativo do pessoal de SST é minimizado.

Access Point, o controlo de acessos da e-coordina

O Access Point é o dispositivo mais fácil de instalar e pode registar o acesso, entradas e saídas, dos trabalhadores. Pode também registar as visitas ao local de trabalho. 

O Access Point só pode comunicar com o hardware de controlo de acessos através de um URL. Para trabalhar com os Access Points e a abertura de torniquetes, é necessário que os mesmos tenham um controlador de rede que esteja na mesma rede que o Access Point, ou seja, os torniquetes/portas devem aceitar pedidos através da rede (normalmente ligados por Ethernet) e partilhar a mesma rede que o dispositivo. 

O Access Point pode enviar dados para um URL quando é efetuada uma entrada e para outro URL ou com dados diferentes quando é efetuada uma saída. 

Como gerir o controlo das visitas ao local de trabalho?

A e-coordina permite o controlo das visitas criadas por um CRM ou outro software e também permite o envio de informação de SST, criando um código QR identificativo e registrando este avesso juntamente com o resto dos trabalhadores contratados. 

Desta forma, garante-se o controlo de acesso do pessoal externo à empresa. As tarefas administrativas de planeamento e transmissão de informações para a portaria são reduzidas.

E quanto ao controlo e registo de presenças?

A e-coordina permite associar o registo de horas do pessoal próprio ao dos contratados, visitas e transportadores, de modo a acelerar a identificação do pessoal dentro da empresa. É igualmente possível manter o sistema anteriormente utilizado nos centros de trabalho após a integração com a e-coordina.

Como é que a e-coordina se integra no departamento de Recursos Humanos? 

A partir das aplicações de recursos humanos, os dados dos trabalhadores dos clientes da e-coordina são atualizados. Podem ser utilizados com serviços web, através de um URL e/ou sincronização, dependendo das capacidades do software de RH do cliente. 

Neste sentido, a atribuição destes trabalhadores a diferentes centros pode ser simplificada, estabelecendo trabalhos de gestão própria previamente em cada um desses centros de trabalho. 

Com a integração da Gestão Documental da e-coordina pode-se registar ou anular trabalhadores de outro software, associando-os ao centro correspondente e, nesta associação, é possível solicitar documentação. 

Também é possível migrar documentação de outro software e tê-la permanentemente atualizada. Nesse caso, a e-coordina emitirá avisos solicitando a atualização de documentos que possam caducar.

Qual é a relação entre a e-coordina e o software de Planeamento de Recursos Empresariais? (ERP – Enterprise Resource Planning)

A integração da plataforma e-coordina com o ERP permite, entre outros aspetos, registar e anular empresas, trabalhos, etc, a partir do ERP e indicando, por exemplo, número de encomenda, centro de trabalho, datas, tipo de trabalho e solicitando a criação automática de documentos. 

Comunica com o ERP em tempo real, com o estado de pagamento das faturas baseado na documentação apresentada pelos subcontratados e determinado pela empresa e evita-se o pagamento a empresas irregulares. 

A integração permite atribuir um controlo das horas de trabalho com base nas horas registadas na e-coordina.

Como se integra a e-coordina com  a minha gestão documental?

A integração facilita o carregamento de documentação na e-coordina e pode ser utilizada, por exemplo, para carregar automaticamente recibos de trabalhadores independentes, carregar solicitações de formação ou carregar contratos depois de passarem pela nossa aplicação multi-assinatura. 

A e-coordina permite a receção de documentação de outras aplicações de forma ordenada e automática e mantida ao longo do tempo. 

Garante o envio de documentos e modelos/contratos para a inserção de tantas assinaturas quantas necessárias, assegurando a autenticidade da assinatura e regulamentação exigida. 

Resumindo: A integração da Gestão Documental da e-coordina otimiza o processo, torna-o fiável e seguro e reduz o tempo administrativo do pessoal associado. 

Software Gestão documental de fornecedores
Software Gestão documental de fornecedores e pessoal próprio