O universo de atores relacionados com a Prevenção de Riscos Profissionais está consciente de que a Gestão Documental de Fornecedores surge como a solução da problemática da prevenção de riscos profissionais.

A mesma, deriva da crescente contratação de terceiros para obras e serviços. A descentralização da atividade das empresas, a globalização, a expansão, a subcontratação no geral.

Hoje em dia é difícil conceber um projeto empresarial no qual não participem dezenas de empresas.

Terceirização e outsourcing

Outsourcing ou terceirização, é uma ferramenta muito utilizada no mundo empresarial. Com o outsourcing, as empresas podem recorrer aos serviços de organizações externas para desenvolverem uma determinada área da empresa sem necessidade de procederem a contratações internas.

Através do outsourcing, uma organização (contratante) contrata outra (subcontratada), com o objetivo de manter com ela um relacionamento de benefício mútuo, com vista ao desempenho de uma atividade, que a primeira não pode ou não tem interesse em desempenhar e em que a segunda é especialista.

Assim podemos falar em diferentes tipos de outsourcing: de recursos humanos; financeiro, estratégico, marketing e vendas, administrativo, jurídico, produção, logística, etc.

As organizações e as empresas contratam os serviços devido à poupança e ao seu sistema de contratação e de equipa, pois resulta na contratação de especialistas de uma forma mais cómoda e ágil. O outsourcing permite poupar até 20% das despesas fixas mas pode tornar-se um pesadelo se não existir uma Gestão Documental eficaz no controlo de fornecedores.

Cerca de 50% das empresas de mais de 1.000 trabalhadores apelam aos serviços de outsourcing. Mas, quanto maior for a externalização, terceirização, outsourcing…, maior será o número de situações de simultaneidade e exposição ao risco de Prevenção de Riscos Profissionais e, portanto, maior a necessidade da Gestão Documental no Controlo de Fornecedores para garantir a segurança dos trabalhadores em simultâneo.

Gestão documental de fornecedores

O objetivo da Gestão Documental no Controlo de Fornecedores é estabelecer um mecanismo para garantir a segurança e a saúde dos trabalhadores quando várias empresas confluem num mesmo local de trabalho de forma simultânea. Tão simples quanto isso.

A gestão documental deve ser real. Não só um intercâmbio documental que cumpra o âmbito legal e da prevenção mas também deve ser flexível e adaptável à realidade que vivemos.

A gestão documental no controlo de empresas contratadas evidencia o nível de segurança e saúde das organizações. Trata-se da carta de apresentação de dentro para fora. É a primeira coisa que percebem os nossos colaboradores a nível empresarial (fornecedores, empresas contratadas, transportadoras, visitas, clientes, etc…)

Uma empresa com uma gestão documental visível e forte é uma empresa segura.

Por isso, a Gestão Documental no controlo de fornecedores ganha maior relevância num mundo cada vez mais globalizado e mais terceirizado.