A Gestão Documental de fornecedores permite regularizar as relações de subcontratação para o desenvolvimento de trabalhos dentro da própria atividade. Também trabalhos esporádicos que não são próprios da atividade, trabalhos permanentes próprios da atividade sem relação contratual, etc.

Dentro das relações de subcontratação, podemos encontrar empresas que realizam trabalhos de limpeza, transporte, manutenção, contratos de fornecimentos, obras, fornecedores…

Por isso, o controlo de acessos nos locais de trabalho tem uma maior relevância nestas situações. Como garantir a segurança quando se encontram simultaneamente no mesmo lugar de trabalho tantas empresas e tão diferentes? Como controlar as entradas e as saídas de trabalhadores nas nossas instalações?

Controlo de acessos da e-coordina

A e-coordina, software de gestão documental para a Coordenação de Atividades Empresariais, facilita o intercâmbio de documentação preventiva e administrativa entre a empresa principal ou titular e as empresas subcontratadas. Mas o controlo de acessos deve ser algo imediato, rápido e efetivo.

Assim sendo, a e-coordina inclui no seu software, uma ferramenta de controlo de acessos com a qual poderá verificar se o trabalhador tem a entrada autorizada ou negada de acordo com a situação da sua documentação.

Essa verificação pode realizar-se através do CC do trabalhador ou da leitura do Código QR, incluído no cartão do trabalhador ou no seu telemóvel.

A leitura envia uma resposta imediata de cor verde, se toda a documentação requerida estiver entregue e em conformidade; ou de cor vermelha se algum documento não foi apresentado, estiver caducado ou errado.

Assim, nos controlos de acesso às instalações, pode verificar-se o estado documental que autoriza o acesso nesse local de trabalho de forma rápida e eficaz.

…o controlo de acessos nos locais de trabalho tem uma maior relevância nestas situações.

Todas as entradas e saídas de trabalhadores nos locais de trabalho irão ficar guardadas num registo de acessos, com as horas de entrada, saída e permanência no local de trabalho.

O serviço Web Service permitirá ainda a sincronização da e-coordina com os diferentes sistemas utilizados pelas empresas para o controlo de acessos físicos.

Se quiser saber mais sobre esta solução ou sobre as opções que a e-coordina oferece na gestão documental, solicite já uma demo, sem compromisso, aqui.